دفتر کل در حسابداری چه نقشی دارد ؟

دفتر کل عبارتست از دفتری که حساب‌ها پس از طبقه‌بندی، به‌طور جداگانه در آن نگهداری می‌شوند.
به صورت ساده دفتر کل، دفتری است که هر صفحه آن به یک حساب اختصاص می یابد و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می شود. یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد خواهد داد( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد)
پس از ثبت اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک مربوط به هر معامله در دفتر روزنامه هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه به طرف بدهکار یک حساب دفتر کل و هر مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار یک حساب دفتر کل انتقال می‌یابد، در عمل موسسات به جای حساب‌های T از فرم چاپی حساب استفاده می‌کنند، معمولا دفاتر حاوی فرم‌های چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل می‌گویند، مجموعه حساب‌ها را می‌توان خارج از دفتر کل به مشکل کارت یا اوراق آزاد نگهداری کرد که در حکم دفتر کل است، بنابراین مجموع حساب‌های دفتر کل به ترتیبی که در صورت‌های مالی منعکس می‌شود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.
برای شناسایی حساب‌ها به هر حساب دفتر کل شماره اختصاص می‌یابد، بدین منظور حساب‌های مشابه و متناجس گروه بندی می‌شود.